01. Hvem er ansvarlig?

Safe Motion AS, organisasjonsnummer 837 330 432.

Virksomheten er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom vår nettside, nettbutikk og våre kontaktskjemaer.

Adresse: Fjelldalsveien 370, 9441 Fjelldal
E-post: info@safemotion.no

02. Hvilke opplysninger samler vi inn?

Avhengig av hvordan du bruker nettsiden, kan vi behandle følgende opplysninger:

• Navn og kontaktinformasjon
• E-postadresse og eventuelt telefonnummer
• Leverings- og fakturaadresse
• Bestillinger, kjøpshistorikk og betalingsstatus
• Informasjon du sender gjennom kontaktskjemaer
• Opplysninger i ambassadørsøknader
• Opplysninger om idrett, aktivitet og sosiale medier som du selv oppgir
• Tekniske opplysninger, som IP-adresse og informasjon knyttet til informasjonskapsler, der dette benyttes

Vi ber deg om ikke å sende sensitive personopplysninger, for eksempel helseopplysninger, gjennom våre kontaktskjemaer.

03. Hvordan bruker vi opplysningene?

Bestillinger og netthandel

Når du handler hos oss, bruker vi nødvendige opplysninger for å behandle bestillingen, motta betaling, levere produktene, håndtere kundeservice og eventuelle returer eller reklamasjoner.

Behandlingsgrunnlaget er normalt nødvendigheten av å oppfylle en avtale, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Opplysninger som må oppbevares etter lovgivningen, behandles på grunnlag av rettslig forpliktelse, bokstav c.

Kontaktskjema og henvendelser

Når du kontakter oss, bruker vi navn, e-postadresse og innholdet i meldingen for å besvare og følge opp henvendelsen.

Behandlingsgrunnlaget er normalt vår berettigede interesse i å besvare henvendelser, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, eller tiltak før inngåelse av avtale, bokstav b, når dette er relevant.

Ambassadørsøknader

Når du søker om å bli ambassadør, bruker vi opplysningene du sender inn til å vurdere søknaden, kontakte deg og eventuelt følge opp et samarbeid.

Vi kan også gjennomgå offentlige profiler i sosiale medier som du selv oppgir i søknaden, for å vurdere om et samarbeid passer for begge parter.

Behandlingsgrunnlaget er normalt tiltak før eventuell avtaleinngåelse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b, og vår berettigede interesse i å vurdere samarbeid, bokstav f, der dette er relevant.

Markedsføring

Dersom vi tilbyr nyhetsbrev eller annen elektronisk markedsføring, vil vi innhente nødvendig samtykke der loven krever det, med mindre et lovlig unntak gjelder. Du skal kunne trekke tilbake et samtykke.

04. Ambassadører og sosiale medier

Safe Motion ønsker å samarbeide med mennesker som er engasjert i trening, idrett og en aktiv livsstil.

Vi ønsker at ambassadører skal dele egne og ærlige erfaringer. Safe Motion krever ikke utelukkende positive omtaler.

Innhold som regnes som reklame eller markedsføring, skal merkes tydelig i samsvar med gjeldende regelverk, for eksempel med «Reklame» eller «Annonse» når dette er påkrevd. Dette kan også gjelde ved mottak av gratis produkter, rabatter eller andre fordeler.

Dersom Safe Motion ønsker å dele eller bruke en ambassadørs bilder, videoer, navn eller annet innhold i egen markedsføring, skal nødvendig tillatelse og eventuelle bruksrettigheter avklares særskilt.

En ambassadørsøknad innebærer ikke automatisk at et samarbeid er inngått. Eventuelle betingelser for samarbeid avtales separat.

05. Informasjonskapsler (cookies)

Nettsiden kan bruke nødvendige informasjonskapsler for funksjoner som handlekurv, betaling og sikkerhet.

Dersom vi bruker analyse-, statistikk- eller markedsføringskapsler som krever samtykke, skal du få mulighet til å velge dette før slike kapsler tas i bruk.

Vi benytter nødvendige informasjonskapsler for at nettbutikken skal fungere, blant annet for handlekurv og bestillingsprosessen.

Vi benytter per i dag ikke egne analyse- eller markedsføringsverktøy som Google Analytics eller Meta Pixel. Dersom vi tar i bruk tjenester som krever samtykke, vil vi informere om dette og innhente samtykke før slike tjenester aktiveres. Du vil da kunne trekke tilbake samtykket like enkelt som du ga det.

Har du spørsmål om personvern eller ønsker å trekke tilbake et samtykke til behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på e-post: info@safemotion.no.

06. Deling med tjenesteleverandører

For å drifte nettsiden, behandle bestillinger, gjennomføre betalinger og levere produkter benytter Safe Motion ulike tekniske løsninger og tjenesteleverandører.

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig for å levere våre tjenester, oppfylle avtaler eller overholde lovpålagte forpliktelser.

Nettside og nettbutikk

• Domeneshop: Leverandør av webhotell og teknisk infrastruktur for nettsiden.
• WordPress: Publiseringsplattformen som benyttes til å administrere nettsiden.
• WooCommerce: Nettbutikkløsningen som håndterer produkter, bestillinger og kundeinformasjon.
• Astra: WordPress-temaet som benyttes til nettsidens design og oppsett.

Betalingsleverandører

• Vipps: Behandler nødvendige betalings- og transaksjonsopplysninger når kunden velger Vipps som betalingsmetode.
• Klarna: Behandler nødvendige kunde-, betalings- og transaksjonsopplysninger når kunden velger Klarna som betalingsmetode.

Frakt og levering

• Quickship: Fraktløsning som benyttes til å administrere forsendelser og nødvendig leveringsinformasjon.

For å levere bestillinger kan nødvendige opplysninger, som navn, adresse, telefonnummer og kontaktinformasjon, deles med aktuelle transportører.

Dersom personopplysninger overføres utenfor EØS, skal dette skje i samsvar med gjeldende personvernregelverk og på gyldig overføringsgrunnlag.

07. Hvor lenge lagrer vi data?

Safe Motion lagrer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem.

Bestillinger og regnskapsopplysninger

Bokføringspliktig primærdokumentasjon oppbevares som hovedregel i 5 år etter regnskapsårets slutt, i samsvar med gjeldende bokføringsregler.

Andre opplysninger knyttet til bestillinger oppbevares bare så lenge det er nødvendig for å gjennomføre kjøpet, håndtere reklamasjoner, følge opp kundeforholdet eller ivareta rettslige krav.

Kontakthenvendelser

Opplysninger som sendes gjennom kontaktskjemaet, slettes når henvendelsen er ferdigbehandlet og det ikke lenger er behov for videre oppbevaring.

Dersom videre oppfølging eller dokumentasjon er nødvendig, kan opplysningene oppbevares i inntil 12 måneder etter at henvendelsen er avsluttet, med mindre et annet lovlig grunnlag tilsier noe annet.

Ambassadørsøknader

Personopplysninger som sendes inn gjennom vårt ambassadørskjema, brukes til å vurdere søknaden og kontakte søkeren.

Søknader som ikke fører til samarbeid, slettes normalt innen 3 måneder etter at vurderingen er avsluttet, med mindre det finnes et annet lovlig grunnlag for videre oppbevaring.

Aktive ambassadørsamarbeid

For ambassadører som inngår samarbeid med Safe Motion, oppbevarer vi nødvendige personopplysninger så lenge samarbeidet varer.

Når samarbeidet avsluttes, sletter vi opplysninger som ikke lenger er nødvendige. Relevant avtale- og regnskapsdokumentasjon kan oppbevares videre når dette er nødvendig eller lovpålagt.

Kundekontoer

Opplysninger knyttet til en kundekonto oppbevares så lenge kontoen er aktiv og det er nødvendig for å levere tjenestene våre.

Dersom en kundekonto slettes, kan enkelte opplysninger fortsatt oppbevares dersom dette er nødvendig for å oppfylle lovpålagte krav eller håndtere rettslige krav.

Samtykker

Når behandling av personopplysninger er basert på samtykke, behandler vi opplysningene frem til samtykket trekkes tilbake eller formålet opphører.

Nødvendig dokumentasjon på samtykke og tilbaketrekking kan oppbevares i en begrenset periode dersom det finnes et lovlig grunnlag for dette.

08. Hvordan beskytter vi data?

Vi arbeider for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring og misbruk. Vi benytter relevante tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak tilpasset opplysningene vi behandler.

09. Dine rettigheter

Etter personvernregelverket kan du, når vilkårene er oppfylt, ha rett til:

• Innsyn i opplysninger vi behandler om deg
• Retting av uriktige opplysninger
• Sletting av personopplysninger
• Begrensning av behandling
• Å protestere mot visse behandlinger
• Dataportabilitet i relevante tilfeller
• Å trekke tilbake samtykke når behandlingen bygger på samtykke

Dersom du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Du kan lese mer på datatilsynet.no .

10. Automatiserte avgjørelser og profilering

Safe Motion benytter ikke automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende betydelig påvirkning for våre kunder eller søkere til ambassadørprogrammet.

Søknader om å bli ambassadør hos Safe Motion vurderes manuelt av mennesker. Vi benytter ikke automatisert profilering for å avgjøre hvem som får tilbud om samarbeid.

Eksterne betalingsleverandører

Enkelte betalingsleverandører, blant annet Klarna, kan benytte automatiserte kreditt- og risikovurderinger i forbindelse med sine betalingstjenester.

Slike vurderinger utføres av den aktuelle betalingsleverandøren i henhold til leverandørens egne personvernvilkår og gjeldende regelverk.

11. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom våre tjenester, rutiner eller lovpålagte krav endrer seg. Den nyeste versjonen vil være tilgjengelig på denne siden.

12. Har du spørsmål?